Toimumiskordade loomine

Töötajad läbivad kursuseid toimumiskordade raames. Toimumiskord võimaldab koondada kokku töötajad, kes läbivad kursuse sama ajavahemiku jooksul.

Uue toimumiskorra loomiseks ava toimumiskordade vaade (kursuse detailvaates) ja kliki Lisa toimumiskord.

Üldinfo

Uue toimumiskorra loomist alustad Üldinfo vaatest, mille täidetavad väljad on:

1. Toimumiskorra nimi – Töötajate portaali kasutajad toimumiskordade nimetusi ei näe – need on mõeldud vaid halduskeskkonna kasutajatele, et erinevaid toimumiskordi eristada.
2. Grupp (site)– Toimumiskorra grupiga seostades määrad, mis gruppi kuuluvatele töötajatele lood käesoleva toimumiskorra.
3. Kursuse versioon – Versiooniga määrad kursuse sisu ja ülesehituse ehk mis koolitused ja õppematerjalid mis järjekorras tuleb kursuse jooksul läbida.
4. Toimumiskorra maksimaalne mahutavus (valikuline) – võimaldab määrata, kui suur hulk inimesi on maksimaalselt plaanis koolitada antud toimumiskorra raames. See väli ei takista koolitusspetsialistil rohkemate töötajate lisamist toimumiskorda, vaid annab hoiatuse (mida võib eirata).
5. Toimumisaja maksimaalne mahutavus (valikuline) – võimaldab määrata, kui suur hulk inimesi saab osaleda toimumiskorra konkreetsel toimumisajal. See väli ei takista koolitusspetsialistil rohkemate töötajate lisamist toimumisajale, vaid annab hoiatuse (mida võib eirata).
6. Otsene juht saab lisada töötajaid toimumiskorda (valikuline) – märgi valituks, kui soovid anda otsestele juhtidele õiguse loodavasse toimumiskorda töötajaid lisada. Seejärel vali Otseste juhtide nimekiri väljalt konkreetsed isikud, kellel on õigus toimumiskorda töötajaid lisada.

Toimumiskorra üldinfo sisestamise järel kliki nupule Edasi, et suunduda Töötajad vaatesse, kus on võimalik lisada toimumiskorda konkreetsed töötajad.

 

Töötajate määramine toimumiskorda

Töötajad vaates kuvatakse toimumiskorda lisatud töötajad, mis tähendab, et uut toimumiskorda lisades on nimekiri algselt tühi.

Töötajate lisamine

1. Kliki Lisa veel töötajaid
2. Märgi soovitud töötajate märkeruudud (nimekirja päises asuva märkeruuduga saad kõikide antud lehel olevate töötajate märkeruudud korraga märkida või märked eemaldada)
3. Kliki Lisa

NB! Töötajate nimekiri on lehtedeks jaotatud ning korraga saab lisada vaid samal lehel asuvaid kirjeid. Seega lisa soovitud töötajad toimumiskorda enne järgmisele lehele liikumist. Töötajate nimekirja kohal paremal on väli, mis võimaldab valida, mitu kirjet korraga ühel lehel kuvatakse.

Et lihtsustada soovitud töötajate lisamist toimumiskorda, on töötajate toimumiskorda lisamise vaate vahelehed (Sihtrühmade alusel ja Täiendavad valikud) üles ehitatud järgnevalt

• Sihtrühmade alusel vahelehel kuvatakse vaid töötajad, kes vajavad planeerimist kursuse sihtrühma põhjal ning nad on sorteeritud isikliku tähtaja põhiselt, varasem tähtaeg eespool
  • Isiklik tähtaeg on töötaja kursuse läbimise tähtaeg, mille saab lisada Koolitusvajadused vaatest
  • Planeerimist vajavate töötajate hulka ei arvestata töötajaid, kes on lisatud sama kursuse mõnda tuleviku toimumiskorda (avaldatud toimumiskorda, kus leidub vähemalt üks tulevikukuupäevaga toimumisaeg või tähtaeg). Seega Sihtrühmade alusel vahelehel neid ei kuvata, kuid soovi korral saab neid lisada Täiendavad valikud vahelehelt
  • Töötajaid on võimalik filtreerida nime ja ametikoha põhiselt
• Täiendavad valikud vahelehel on võimalik töötajaid otsida nime, ametikoha ja tööalase staatuse kaudu. Veel on võimalik filtreerida välja vaid sellised töötajad, kellele pole veel määratud isiklikku tähtaega (märkeruut Kuva ainult ilma isikliku tähtajata töötajaid)
• Kui määrasid toimumiskorra Üldinfo sammus toimumiskorrale kindla grupi (site), kuvatakse vaid selle grupi töötajad
• Samuti ei kuvata välja töötajaid, kes on juba käesolevasse toimumiskorda lisatud

Töötajate eemaldamine toimumiskorrast

Töötajaid saab toimumiskorrast eemaldada kas ükshaaval (nupp Eemalda) või mitmekaupa. Mitme töötaja korraga eemaldamiseks märgi soovitud töötajate märkeruudud ja kliki Eemalda valitud kirjed.

Toimumiskorra ajagraafik

Ajagraafiku vaates kuvatakse kursusega seotud koolitused ning nendega seotud ajalise planeerimise info. Koolitusi on erinevaid liike:

• E-õppe koolitused
• Klassiruumikoolitused
• Testid
• Webinarid
• Tagasiside koolitused

On võimalik seadistada, kas (toimumiskorda lisatud) töötajatel on võimalik end ise Töötajate portaali kaudu klassiruumikoolituste ja webinaride toimumisaegadele registreerida. Selle määramiseks on märkeruut nimetusega Töötajatel ei ole lubatud koolitustele ise registreerida (vaikimisi märgistamata).

E-õppe koolitused

E-õppe koolitustele on Ajagraafik vaates võimalik määrata tähtaeg ja koolitaja.

Kui töötaja ei ole läbinud e-õppe koolitust enne tähtaja saabumist, siis määrab süsteem koolituse ebaõnnestunuks. Tähtaja väli on valikuline. Kui jätad tähtaja lisamata, siis ei ole töötajal koolituse läbimiseks ajalist piirangut.

Ka koolitaja väli on valikuline. Koolitajaks võib lisada näiteks kontaktisiku, kelle poole töötaja saab pöörduda, kui tal tekib õppematerjali osas küsimusi.

Klassiruumikoolitused

Klassiruumikoolituse läbi viimiseks tuleb sellele määrata toimumisaeg. Toimumisaeg sisaldab järgnevat infot:

• Millal koolitus toimub
• Koolitusruum, kus koolitus toimub
  • Koolitusruumide haldusest saab lisada ruumile ka aadressi, mida on Töötajate Portaalis võimalik kaardilt vaadata
• Koolitaja või koolitusfirma, kes koolituse läbi viib

Koolitusel võib olla ka mitu toimumisaega. Mitme toimumisaja lisamine on vajalik juhul, kui samasisulist koolitust korraldatakse mitmel eri korral. Koolituse edukaks läbimiseks piisab sellest, kui töötaja läbib ühe toimumisaegadest.

Süsteem märgib koolituse töötaja jaoks läbituks pärast seda, kui HR töötaja on märkinud töötaja koolituse toimumisajal osalenuks ja kinnitanud osalemisprotokolli.

Koolituse läbimise kuupäevaks märgib süsteem toimumisaja lõpukuupäeva.

Testid

Testi läbi viimiseks tuleb lisada testi toimumisaeg.

Testi toimumisaja algus- ja tähtajaga määrad, mis ajavahemiku jooksul on töötajal ligipääs testi sooritamiseks.

Kui test on mõeldud kindlas asukohas läbimiseks (vormi seadetes on märgitud Ruum kohustuslik märkeruut), siis on toimumisajal vajalik märkida ka koolitusruum ja koolitaja või koolitusfirma.

Et töötaja testile ligi pääseks, tuleb ta määrata testi toimumisajale osalejaks. Kui testi vormil on märgitud Ruum kohustuslik märkeruut, siis tuleb lisaks märkida töötaja toimumisajal osalenuks ning kinnitada toimumisaja osalemisprotokoll.

Kui oled test tüüpi koolitusega sidunud ka tagasiside vormi, siis määra tagasiside andmise tähtaeg. Tagasiside andmise võimalus kuvatakse töötajale pärast testi sooritamist testi tulemuste vaates.

Webinarid

Webinari tüüpi koolitusele tuleb lisada toimumisaeg, kus määrad:

• Millal webinar toimub
• URL aadress, mille kaudu pääseb webinarile ligi
• Webinari pealkiri – see väli kuvatakse Töötajate Portaalis nupuna, mis viib eelmisel väljal defineeritud URL aadressile
• Koolitaja või koolitusfirma, kes webinari läbi viib

Webinari tüüpi koolitusel võib olla ka mitu toimumisaega. See on vajalik juhul, kui sama webinari korraldatakse mitmel eri korral. Koolituse edukaks läbimiseks piisab sellest, kui töötaja läbib koolituse ühe toimumisaja.

Süsteem märgib koolituse töötaja jaoks läbituks pärast seda, kui HR töötaja on märkinud töötaja koolituse toimumisajal osalenuks ja kinnitanud osalemisprotokolli.

Koolituse läbimise kuupäevaks märgib süsteem toimumisaja lõpukuupäeva.

Tagasiside koolitused

Tagasiside koolitusele tuleb Ajagraafik vaates määrata tähtaeg. Tähtaega on võimalik muuta kuniks see on veel tulevikus.

Pärast toimumiskorra avaldamist loob süsteem Tagasiside > Küsitlused vaatesse küsitluse grupi, kust on võimalik vaadata töötajate esitatud vastuseid.

Täpsema info tagasiside koolituste kohta leiad siit.

Toimumisajad

Klassiruumikoolitusi, webinare ja teste läbivad töötajad toimumisaegade raames. Toimumisaja lisamiseks vali Lisa koolituse toimumisaeg või Lisa testi toimumisaeg ja täida kohustuslikud väljad. Ühele koolitusele on võimalik lisada ka mitu toimumisaega.

Klassiruumi- ja webinari tüüpi koolitustele on töötajatel võimalik end ise registreerida, kui toimumiskorra Ajagraafik vaates on märkimata Töötajatel ei ole lubatud koolitustele ise registreerida märkeruut.

Samas testide puhul on oluline määrata osalejad toimumisajale Coursy halduskeskkonnast – vaid toimumisajale osalejateks määratud töötajad saavad ligipääsu testi sooritamiseks. Kui vormi loomisel on testi ruum kohustuslikuks määratud, siis peab lisaks olema ka osalemisprotokoll kinnitatud ning osalejad märgitud kui osalenud = jah.

Töötajate määramine toimumisaegadele Coursy halduskeskkonnas

1. Kliki sinisele noolele koolituse/testi algusaja kõrval (avab osalemisprotokolli)
2. Kliki Määra osalejad nupul, mis avab nimekirja kõikidest töötajatest, kes vastava toimumiskorraga eelnevalt seoti ning kes pole antud koolituse mõnda teise toimumisaega lisatud
3. Vali töötajad, keda soovid toimumisajale määrata
4. Salvesta

Toimumiskorra avaldamine

Toimumiskorra avaldamine muudab kursuse Töötajate Portaalis nähtavaks töötajatele, kes on lisatud toimumiskorda.

Avaldamise käigus saadetakse kõikidele toimumiskorraga seotud töötajatele e-maili teel teavitus ja kursus muutub neile Töötajate portaalis nähtavaks.

Pärast avaldamist lähevad lukku toimumiskorra üldandmed (nimetus, versioon jne). Küll aga jääb võimalikuks lisada/eemaldada toimumiskorraga seotud töötajaid ja teha muudatusi ajagraafikus. Avaldatud toimumiskorra toimumisaegade muutmise käigus saadetakse toimumiskorraga seotud töötajatele vastavad teavitused (näiteks kui muudad koolituse toimumise aega, saadetakse vastavasse toimumisaega registreeritud osalejatele selle kohta teavitus).

Siin on näide sellest, kuidas avaldatud toimumiskorraga kursused Töötajate portaalis välja näevad. Pooleli olevad kursused kuvatakse aktiivsete kursuste all. Läbitud, ebaõnnestunud ja tühistatud kursused kuvatakse läbitud kursuste all.