Automaatse planeerimise gruppe kasutatakse, et automatiseerida üldiste või korduvläbimist nõudvate kursuste läbimist. Iga automaatse planeerimise grupp on justkui “konteiner”, mis tekitab sinna lisatud töötajatele perioodiliselt uusi toimumiskordi.
Näiteks oletame, et ettevõtte töötajad peavad läbima iga kahe aasta tagant esmaabi koolituse. Selleks, et koolitusspetsialist ei peaks perioodiliselt käsitsi looma toimumiskordasid koolituse läbimise võimaldamiseks, saabki kasutada automaatse planeerimise gruppe.
Automaatse planeerimise gruppe saab kasutada e-õppe ja/või test tüüpi koolitustest koosnevate kursuste planeerimiseks.
Automaatse planeerimise grupi lisamine
Menüüpunkt: Kursused > Kursused
- Ava kursuse detailvaade klikkides kursuse nimetusel või Muuda nupul
- Ava Toimumiskorrad vaheleht
- Kliki Automaatse planeerimise grupid rubriigis Lisa grupp
- Anna automaatse planeerimise (AP) grupile nimetus
- AP grupi nimetus kuvatakse välja vaid Coursy halduskeskkonnas
- Määra, mis grupi (site) töötajatele on AP grupp mõeldud
- Vali, mis versiooni soovid kasutada
- Määra isikliku läbimise tähtaja väärtus
- Kliki Edasi
- Vali, kas töötajate lisamine on manuaalne või automaatne
- (Valikuline) kui valisid, et töötajate lisamine on automaatne, siis on võimalik kaasata AP gruppi ainult uued töötajad. Selleks märgi Ainult uutele töötajatele märkeruut ning määra Töötaja ‘Töötab alates’ väärtus maksimaalselt väljal, kui kaua aega tagasi tööle asunud töötajaid soovid AP gruppi kaasata
- (Valikuline) kui valisid, et töötajate lisamine on automaatne, siis on võimalik valida kursuse kohustuslike sihtrühmade hulgast alamhulk sihtrühmi AP grupi sihtrühmadeks. Selleks vali Automaatse planeerimise grupi sihtrühmad väljal Piiratud valik sihtrühmasid valik ning lisa soovitud sihtrühmad.
- Kliki Edasi
- Kui valisid, et töötajate lisamine on manuaalne, siis lisa töötajad, keda soovid käesoleva AP grupi raames koolitada. Töötajate lisamiseks
- Kliki Lisa veel töötajaid
- Märgi märkeruudud töötajatel, keda soovid lisada
- Kliki Lisa
Automaatse planeerimise grupi käivitamine
Kui käivitad automaatse planeerimise (AP) grupi, siis hakkab süsteem kasutajaid ettenähtud ajal kursust läbima suunama. Selleks, et suunata töötaja kursust läbima, teeb süsteem samad tegevused, mida teeksid manuaalsel planeerimisel:
- süsteem loob toimumiskorra;
- lisab töötaja(d) toimumiskorda;
- väärtustab koolituste tähtajad;
- avaldab toimumiskorra
Need tegevused teeb süsteem taustal ning AP grupi jaoks loodud toimumiskordi ei kuvata toimumiskordade nimekirjas.
Millal suunab süsteem töötaja kursust läbima?
Süsteem suunab töötaja kursust läbima 30 päeva enne töötaja isikliku tähtaja saabumist. Kui isiklik tähtaeg on varem kui 30 päeva pärast, siis suunab süsteem töötaja kursust läbima kohe pärast AP grupi käivitamist.
Lisaks kontrollib süsteem, ega töötajale pole juba kursust läbimiseks suunatud mõne teise toimumiskorra või AP grupi raames. Kui AP grupi käivitamise hetkel on töötajal kursuse läbimine juba pooleli, siis AP grupp töötajale kursust ei suuna. Pärast kursuse läbimist või läbi kukkumist suunab AP grupp töötaja kursust läbima olenevalt töötaja isiklikust tähtajast.
Süsteem kontrollib kord päevas, kas alustatud AP gruppides on töötajaid, keda on vaja kursust läbima suunata. Seega, kui lisad töötaja juba alustatud AP gruppi, siis suunab süsteem ta vajadusel kursust läbima hiljemalt järgmisel päeval.
Kuidas määrab süsteem koolituste tähtaegu?
Koolituste tähtajad sõltuvad töötaja isiklikust tähtajast.
Kui töötaja isiklik tähtaeg on tuleviku kuupäevaga, siis määrab süsteem toimumiskorda luues koolituste tähtaegadeks töötaja isikliku tähtaja kuupäeva.
Kui töötaja isiklik tähtaeg on mineviku kuupäevaga, siis määrab süsteem koolituste tähtajad automaatse planeerimise (AP) grupi Isikliku läbimise tähtaja väärtuse põhjal järgneva valemiga:
- Hetkekuupäev (ehk kuupäev, mil süsteem suunab töötaja kursust läbima) + AP grupi Isikliku läbimise tähtaja väärtus.
See loogika võimaldab süsteemil määrata koolituste tähtajad töötajatele, kes on kursuse läbi kukkunud ning keda süsteem seetõttu kursust uuesti läbima suunab.
Isikliku läbimise tähtaja väärtus
Isikliku läbimise tähtaja väärtus väljaga määrad, mis aja pärast peale töötaja automaatse planeerimise (AP) gruppi lisamist, on töötaja kursuse läbimise isiklik tähtaeg. Süsteem väärtustab isikliku tähtaja vaid töötajatel, kellel see puudub (olemasolevat isiklikku tähtaega süsteem üle ei kirjuta).
Näide:
- Hetkekuupäev: 01.01.2020
- AP grupi isikliku läbimise tähtaja väärtus: 4 kuud
- Kui lisad AP gruppi töötaja, kelle isiklik tähtaeg on määramata, siis määrab süsteem töötaja isiklikuks tähtajaks 01.05.2020
NB! Süsteem määrab töötajale isikliku tähtaja sel hetkel, kui töötaja lisatakse AP gruppi (mitte siis, kui AP grupp käivitatakse).
Töötajate lisamine automaatse planeerimise gruppi
Töötajat saab lisada automaatse planeerimise (AP) gruppi, kui on täidetud järgnevad tingimused:
- Töötaja kuulub kursuse sihtrühma
- Kasutajal on Employee roll selles grupis (site), mis on määratud AP grupile
- Kasutaja tööalane staatus on Aktiivne
Töötajate lisamine AP gruppi võib olla kas manuaalne või automaatne.
Manuaalne töötajate lisamine
Kui töötajate lisamine AP gruppi on manuaalne, siis saad käsitsi määrata, kes kuuluvad vastavasse AP gruppi.
NB! Lisatud töötajad peavad vastama ülaltoodud tingimustele. Kui süsteemis tehakse muudatus, mille tagajärjel töötaja enam tingimustele ei vasta, siis eemaldab süsteem töötaja AP grupist. Näiteks, kui muudad töötaja mitteaktiivseks, siis eemaldab süsteem töötaja AP grupist.
Automaatne töötajate lisamine
Kui töötajate lisamine on automaatne, siis genereerib süsteem töötajate nimekirja automaatselt ning hoiab selle pidevalt uuendatuna, et nimekiri sisaldaks kõiki töötajaid, kes vastavad ülaltoodud tingimustele. Näide: kui muudad kursuse sihtrühma, siis eemaldab süsteem AP grupist töötajad, kes enam kursuse sihtrühma ei kuulu ning lisab AP gruppi töötajad, kes muudatuse järgselt kuuluvad kursuse sihtrühma.
Automaatse töötajate lisamise puhul lisab süsteem AP gruppi ka uued töötajad, kes lisatakse Coursysse pärast AP grupi loomist (kui nad vastavad ülaltoodud tingimustele). Uute töötajate lisamisel tasub meeles pidada, et süsteem lisab töötaja AP gruppi alates sellest hetkest, kui töötaja tööalane staatus muutub aktiivseks (kui töötaja tööalane staatus on Pole alustanud, siis süsteem teda veel AP gruppi ei lisa).
Kui töötajate lisamine AP gruppi on automaatne, siis ei ole võimalik AP grupi töötajate nimekirjas käsitsi muudatusi teha. Küll aga on võimalik piiritleda, keda süsteem AP gruppi kaasab töötaja tööle asumise kuupäeva ja AP grupi sihtrühma põhjal.
Tööle asumise kuupäeva põhjal töötajate piiritlemisega on võimalik seadistada AP grupp selliselt, et süsteem kaasaks AP gruppi ainult uusi töötajaid. Seadistuse kasutamiseks märgi Ainult uutele töötajatele märkeruut ning määra Töötaja ‘Töötab alates’ väärtus maksimaalselt väljal, kui kaua aega tagasi tööle asunud töötajaid soovid AP gruppi kaasata.
Sihtrühma alusel piiritlemisega on võimalik määrata kursuse kohustuslike sihtrühmade hulgast alamhulk sihtrühmi AP grupi sihtrühmadeks. Selleks vali Automaatse planeerimise grupi sihtrühmad väljal Piiratud valik sihtrühmasid valik ning lisa soovitud sihtrühmad. Nii toimides lisab süsteem AP gruppi vaid töötajad, kes ametikoha põhjal kuuluvad mõnda valitud sihtrühma.
Automaatse töötajate lisamisega AP gruppi on võimalik seadistada selliselt, et süsteem kaasab AP gruppi ainult uusi töötajaid (töötaja Töötab alates välja väärtuse põhjal). Töötaja ‘Töötab alates’ väärtus maksimaalselt välja kaudu on võimalik määrata, kui kaua aega tagasi tööle asunud töötajaid soovid AP gruppi kaasata.
Töötajate eemaldamine automaatse planeerimise grupist
Kui töötaja eemaldatakse automaatse planeerimise (AP) grupist, siis ei suuna süsteem teda isikliku tähtaja lähenedes enam kursust läbima. Kui AP grupist eemaldamise hetkeks on süsteem töötaja juba kursust läbima suunanud (toimumiskorra avaldanud), siis sellest toimumiskorrast süsteem teda ei eemalda.
